Konferencja może stać się sporym wyzwaniem organizacyjnym, ale i finansowym. Dlatego tak ważne jest staranne zaplanowanie budżetu wydarzenia. Sprawdź, co wlicza się w koszty eventu.
Wynajem sali konferencyjnej z wyposażeniem
Najważniejszym elementem kosztorysu jest wynajęcie pomieszczenia na konferencję. To, jaka jest cena usługi, zależy od standardu oraz lokalizacji obiektu. Sale konferencyjne w Warszawie umiejscowione w ścisłym centrum, luksusowych hotelach, profesjonalnych ośrodkach szkoleniowych i centrach targowych posiadają ofertę dostosowaną do organizacji nawet międzynarodowych imprez i spotkań liczących setki uczestników. To przekłada się na adekwatny, zwykle niemały koszt usługi.
Ten punkt kosztorysu obejmuje wynajęcie pomieszczenia wraz z niezbędnym wyposażeniem. Sprzęt audiowizualny, dostęp do internetu, projektor, nagłośnienie, krzesła i stolicy w sali – to wszystko najczęściej wliczone jest w cenę usługi wynajmu. Jeśli jednak klient ma dodatkowe wymagania, np. zażyczy sobie dostarczenia sprzętów, które nie znajdują się standardowo na wyposażeniu obiektu, właściciel najpewniej policzy tę usługę dodatkowo.
Warto dodać, że w razie organizowania kilkudniowych szkoleń czy konferencji zazwyczaj istnieje możliwość negocjacji ceny z właścicielem obiektu. Dzięki temu można nieco zmniejszyć koszty wydarzenia.
Wyżywienie i noclegi uczestników
W koszty konferencji wlicza się też wyżywienie oraz ewentualne noclegi uczestników wydarzenia. Nawet gdy szkolenie czy prelekcja trwają tylko kilka godzin, to warto zapewnić gościom catering. Cóż bowiem nawet po najciekawszym wystąpieniu, gdy burczy w brzuchu i trudno skupić się na prelekcji? Kanapki, owoce i tzw. stolik kawowy (dostęp do kawy, herbaty, soków i wody) zapewnią komfort mówcom i słuchaczom.
Jeśli natomiast wydarzenie trwa cały dzień lub kilka dni, warto zapewnić uczestnikom kompleksowe wyżywienie ze śniadaniami, obiadami oraz kolacjami. W przypadku wydarzeń kilkudniowych organizator często zapewnia też uczestnikom noclegi. Ich koszt zależy od standardu obiektu.
Dojazd prelegentów i uczestników
Jeśli planujesz na przykład konferencje w Krakowie i zamierzasz zaprosić prelegentów z innych miast, to dobrym zwyczajem jest zwrócenie im kosztów dojazdu, zwłaszcza w sytuacji, gdy goście wygłoszą przemówienia bezpłatnie. Organizator musi też liczyć się z możliwością poniesienia kosztów za dojazd swoich pracowników, w tym np. wydelegowanych osób aktywnie uczestniczących w organizacji wydarzenia i często spotykających się z właścicielem obiektu w celu omówienia szczegółów.
Dodatkowe koszty
Wynajem sali konferencyjnej, zapewnienie dojazdu, cateringu i ewentualnych noclegów to podstawowe koszty organizacji eventu. Niektóre firmy decydują się ponadto na zatrudnienie profesjonalnego konferansjera lub event managera, co stanowi dodatkową pozycję w budżecie.
Zawsze należy też liczyć się z dodatkowymi kosztami, które mogą pojawić się na każdym etapie planowania wydarzenia. Warto więc z góry założyć pewną rezerwę budżetową na nieprzewidziane wydatki.