W każdym przedsiębiorstwie codziennie generowane są dziesiątki dokumentów, e-maili, arkuszy kalkulacyjnych, faktur, umów, a nawet zwykłych notatek. Aby nad tym zapanować, warto skorzystać z niezwykle wygodnej opcji, jaką jest elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki niemu zasoby można szybko i łatwo uporządkować oraz sklasyfikować według określonych działów. Znacząco uprości Ci wykonywanie codziennych obowiązków oraz sporządzanie różnorodnych baz danych, na przykład o klientach.

Jak usprawnić elektroniczny obieg dokumentów?

Budowanie odpowiedniego systemu, który w przyszłości skutecznie usprawni zarządzanie całą dokumentacją, przepływającą przez przedsiębiorstwo, składa się z kilku etapów:

  • w pierwszej kolejności należy dokładnie określić strukturę organizacyjną, panującą w danej firmie oraz przejrzyście wyznaczyć występujące w niej ścieżki procesowe,
  • warto wskazać poszczególnych adresatów, którzy w konkretnym terminie muszą uzyskać określony dokument; to bardzo ważny krok, ponieważ pominięcie choć jednej osoby spowoduje utratę ważnych informacji i przykre konsekwencje w przyszłości,
  • następnie należy przystąpić do skrupulatnego określenia potrzeb, jakie system ma spełniać,
  • trzeba również zaplanować kolejne etapy wdrażania elektronicznego systemu obiegu dokumentów tak, aby poszczególne działy i ich kierownicy mogli swobodnie i bez żadnych przeszkód wymieniać się informacjami i terminowo przesyłać umowy, faktury, arkusze itp.,
  • warto przeprowadzić analizę sprawności całego systemu, czy w sposób prawidłowy współgra z działem księgowości, sprzedaży, reklamy i magazynem,
  • bardzo ważną kwestią jest zapewnienie bezpieczeństwa danych, które przepływają pomiędzy określonymi osobami w ramach elektronicznego obiegu dokumentów; warto skorzystać w tej materii z pomocy fachowców w dziedzinie IT, którzy zastosują odpowiednie mechanizmy ochrony danych.

Tylko w taki sposób można stworzyć solidny, elastyczny i bezpieczny system elektronicznego obiegu dokumentów, usprawniający pracę wszystkich zatrudnionych.

Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo?

To, jak rozbudowany będzie elektroniczny obieg dokumentów, zależy przede wszystkim od rozmiarów samej działalności gospodarczej. Jednoosobowe firmy mogą skorzystać z prostych aplikacji biurowych, które zapewniają bezpieczne przechowywanie wszelkich faktur, umów i arkuszy w komputerze służbowym. Tutaj wystarczy regularnie wykonywać kopie zapasowe, by w przypadku awarii sprzętu, nie utracić wszystkich danych. Natomiast większe spółki, gdzie dokumentacja jest naprawdę bogata, powinny zaimplementować taki system, który wyraźnie ograniczy biurokrację i przyspieszy wprowadzanie określonych informacji, ich wysyłanie i drukowanie. Ponadto, pozwoli spełnić wymogi prawne, dotyczące właściwego sposobu przechowywania dokumentów. Dzięki temu w przyszłości znacząco poprawi się efektywność pracy całego przedsiębiorstwa.

Dodaj komentarz