Jakie rozwiązanie opłaca się bardziej – na to pytanie regularnie musi odpowiadać sobie przedsiębiorca, któremu zależy na tym, żeby działać efektywnie. Przeważnie takie rozterki dotyczą np. układanej strategii sprzedażowej, rozwijania produktów, planów biznesowych itp. Czasem jednak dotyczą kwestii bardziej prozaicznych i często pomijanych w rozważaniach. Mowa m.in. o sposobach niszczenia dokumentów.

Ochrona danych osobowych klienta – co grozi firmie za zaniedbania?

Dzięki wejściu w życiu RODO przedsiębiorcy częściej zastanawiają się nad stanem zabezpieczeń w ich firmie. Wynika to m.in. z tego, że teraz, dzięki medialnemu nagłośnieniu tego europejskiego rozporządzenia, wiele osób wie, jakie prawa im przysługują. Np. aktualnie każdy klient wie, że po ustaniu usługi firma musi przestać przetwarzać jego dane; może zgłosić taką chęć również wcześniej. Jeśli chodzi natomiast o samych przedsiębiorców, to ta ostrożność i wzmożone obserwowanie procesów pod kątem bezpieczeństwa bierze się m.in. ze świadomości, jakie kary czekają firmy nieprzestrzegające RODO. Te bowiem osiągają zawrotne wielkości i zdecydowanie żadne przedsiębiorstwo nie chciałoby się borykać z takimi konsekwencjami. Pod uwagę należy wziąć również ewentualne straty wizerunkowe. Klientom bardzo trudno będzie wybaczyć firmie, która nie uszanowała ich praw do prywatności, a to w skrajnych sytuacjach może zakończyć przygodę firmy na danym rynku. Przedsiębiorstwu zdecydowanie nie opłaca się zaniedbać spraw związanych z bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych. Jak więc zatroszczyć się o nie we właściwy sposób?

Przede wszystkim powinniśmy przeanalizować pod kątem bezpieczeństwa każdy proces, w którym wykorzystuje się dane klienta. Mowa nie tylko o codziennej, bieżącej działalności, udostępnianiu danych innym uprawnionym podmiotom. Takim procesem jest też niszczenie.

Bezpieczna utylizacja akt – jakie wyzwania stoją przed przedsiębiorcą?

Panując niszczenie firmowych dokumentów, musimy wziąć pod uwagę m.in. to, ile akt posiadamy. Firmy dysponujące obszernym zbiorem dokumentacji powinny liczyć się z tym, że ich zutylizowanie z pomocą biurowej niszczarki będzie czasochłonnym przedsięwzięciem. Jeśli natomiast chodzi o samo bezpieczeństwo procesu, to ważne jest:

  • przygotowanie odpowiedniego stanowiska dla osoby niszczącej dokumenty

Najlepiej, żeby było ono wydzielone z pozostałej części biura. Hałas zdecydowanie uprzykrzy życie innych pracownikom. Poza tym niszczenie akt w tym samym pomieszczeniu, w którym przebywają np. klienci to zbyt duże ryzyko wycieku danych:

  • zatroszczenie się to, co dzieje się ze śmieciami

Ze ścinków nadal można odzyskać informacje i lepiej o tym nie zapominać. Niestety, nawet jeśli zastosujemy wysokiej klasy biurowe urządzenia niszczące, zawsze będziemy musieli liczyć się z ryzykiem, że ktoś wykorzysta ten produkt utylizacji.

Pomoc specjalistów – na co możemy liczyć?

Wiele przedsiębiorstw nie chce myśleć o wyzwaniach związanych z niszczeniem akt, dopasowywać organizacji pracy zatrudnionych osób do potrzeb utylizacji, czy stresować się ewentualnymi karami, grożącymi za nieprzestrzeganie RODO. Na szczęście współczesny rynek usług związanych z zarządzaniem dokumentami jest tak zaawansowany, że takie firmy nie będą miały problemu ze znalezieniem pomocy. Wsparcie w tym zakresie oferuje m.in. Rhenus.

Oferta takich firm przeważnie jest skonstruowana w taki sposób, żeby cały proces był dla klienta jak najbardziej komfortowy. Ekipa usługodawcy przyjeżdża więc w umówionym terminie, a następnie opróżnia szafy, regały i umieszcza dokumentacje w specjalnych pojemnikach. Następnie akta w ekspresowym tempie wędrują do instalacji niszczącej. To zdecydowanie najbezpieczniejszy sposób na zażegnanie problemu zalegającej dokumentacji, bo odzyskanie informacji ze zniszczonych akt papierowych, dysków twardych, płyt cd, dyskietek i pendrive’ów jest niemożliwe. Szybkość realizacji usługi, jej elastyczny kształt, skuteczność i bezpieczeństwo decydują o tym, że przedsiębiorstwa działające w tej branży nie narzekają na brak klientów.

Dodaj komentarz