Skoordynowanie numeracji faktur, w sytuacji kiedy w firmie fakturowaniem zajmuje się kilka osób, to trudne zadanie. Tym bardziej, gdy te stanowiska pracownicze są od siebie znacznie oddalone, a niekiedy znajdują się w oddzielnych budynkach. Absurdalna wydaje się wówczas wzajemna komunikacja pracowników wystawiających faktury, w celu zapanowania nad kolejnością numeracji. Co zrobić, aby dokumenty się nie klonowały ani nie posiadały tego samego numeru? Jakie rozwiązanie wprowadzić, aby nie duplikować zamówień w magazynie i niepotrzebnie zamrażać sprzedaż?
Fakturowanie online a wersja sieciowa programu do faktur
Przyjrzyjmy się rozwiązaniom, które na rynku są stosunkowo nową koncepcją, powstałą wraz z rozwojem sieci internetowej i zwiększeniem dostępności do nowoczesnych technologii. W ostatnim czasie na rynku pojawiły się oferty fakturowania online. Coraz bardziej powszechne stały się także programy do faktur przystosowane do pracy w sieci, między innymi FakturaLight Standard oraz FakturaLight Magazyn. Pierwsza myśl jest taka, że obydwa rozwiązania zarówno fakturowanie online jak i program do faktur w wersji sieciowej, bazują na podobnych założeniach. Ale jednak można dostrzec drobne różnice w działaniu. Wspólną ich cechą jest fakt, że żadna z wymienionych typów aplikacji nie będzie pracować bez dostępu do Internetu czy dostępu do wewnętrznej sieci. I niewątpliwie obydwie inicjatywy są bardzo dobre dla niestacjonarnych firm oraz pracowników. Na pytanie, co różni jedną wersję od drugiej, odpowiadamy poniżej. Tymczasem skupimy się na desktopowej wersji wielostanowiskowej, na przykładzie programu FakturaLight.
Na czym polega praca na wersji sieciowej programu do faktur FakturaLight
Program do faktur w wersji sieciowej, to inaczej fakturowanie z wykorzystaniem serwera zewnętrznego. Jak to dokładnie wygląda w wyżej wspomnianej aplikacji? Każde stanowisko komputerowe z programem FakturaLight Standard lub FakturaLight Magazyn ma skonfigurowane połączenie z tym samym systemem informatycznym, zarządzającym wspólną bazą danych. Informacje wprowadzone na jednym komputerze, zostają automatycznie przesyłane do serwera po zakończeniu pracy. Po czym są widoczne na pozostałych stanowiskach. Użytkownik ma do wyboru dwa typy silników bazodanowych PostgreSQL oraz MySQL. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada własnych serwerów, a chce pracować jednocześnie na wielu stanowiskach, to producent programu udostępnia miejsce na swoim hostingu. Oferta nazywa się baza sieciowa w usłudze Complay i umożliwia współdzielenie danych. Usługa ta ma jeszcze jedną zaletę. Dołączana jest do niej darmowa aplikacja mobilna do fakturowania na telefony i tablety z systemem Android.
Na czym polega fakturowanie online
Jedną z zalet fakturowania online jest brak konieczności instalowania osobnej aplikacji. Wystarczy uruchomić zwykłą przeglądarkę internetową na dowolnym systemie operacyjnym i wpisać dane dostępowe. Minusem takiego rozwiązania w porównaniu do programu fakturującego w wersji sieciowej z serwerem, jest brak wglądu do danych w przypadku braku internetu. W programie do faktur w razie konieczności, można się na chwilę przełączyć na bazę wbudowaną i dalej fakturować. Natomiast webowa aplikacja na to już nie pozwoli.